AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Audit Siklus Penggajian Dan Personalia

·         Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan, penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan masalah salah saji laba bersih yang material.

·         Audit siklus penggajian dan personalia mencakup pemahaman akan pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analitis, serta pengujian atas rincian saldo.

·         Perbedaan utama audit siklus penggajian dan personalia dengan siklus yang lain antara lain hanya ada satu kelas transaksi untuk pengujian, transaksi pada umumnya lebih signifikan dari pada akun neraca terkait, pengendalian internal umumnya sudah efektif di hampir keseluruhan perusahaan.

A.    AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Akun terkait siklus penggajian dan personalia antara lain akun kas penggajian, semua akun beban gaji, semua akun pemotongan pajak gaji dan semua akun gaji akrual. Untuk akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada akhir periode akuntansi.

B.     FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen terkait sebelum menilai risiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, antara lain:

1.      Fungsi bisnis Personalia dan kesempatan kerja: merupakan departemen yang menjadi sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal terkait informasi gaji. Dokumen dan catatan terkait antara lain:

Catatan personalia (meliputi data tenaga kerja), formulir otorisasi pengurangan (formulir yang digunakan untuk otorisasi pengurangan gaji termasuk pengurangan pajak, pesiun serta iuran serikat pekerja lainnya), dan formulir otorisasi tingkat pembayaran (sumber informasinya terkait konrak tenaga kerja, otorisasi oleh pihak manajemen atau direksi)

2.      Fungsi binis Pencatatan waktu dan persiapan penggajian: merupakan hal yang penting dalam audit karena mempengaruhi secara langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang memadai: penyiapan kartu waktu oleh karyawan, pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih, penyiapan cek gaji dan penyiapan catatan gaji. Dokumen dan catatan terkait antara lain: kartu waktu (dokumen menunjukkan jumlah jam kerja karyawan), tiket waktu (formulir yang menunjukkan perekjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode tertentu), File transaksi penggajian (keseluruhan informasi terkait transaksi penggajian), Jurnal atau daftar penggajian, File induk penggajian (catatan transaksi penggajian bagi seluruh karyawan dan total upah karyawan yang dibayarkan selama tahun berjalan)

3.      Fungsi bisnis pembayaran gaji: penandatangan dan distribusi gaji harus dikendalikan secara hati-hati untuk mencegah pencurian. Untuk meningkatkan pengendalian umumnya cek pembayaran diproses secara terpisah dari pengeluaran lainnya. Dokumen dan catatan terkait antara lain: cek gaji, rekonsiliasi rekening bank penggajian (merupakan kegiatan penting untuk menemukan kesalahan dan kecurangan)

4.      Fungsi bisnis penyusunan SPT pajak gaji dan pembayaran pajak: untuk mencegah salah saji, individu yang kompeten harus memverifikasi output secara independen. Dokumen dan catatan terkait antara lain: Formulir W-2 dan SPT pajak penghasilan

C.    METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

·         Auditor dapat mengandalkan pengendalian internal organisasi karena tidaklah sulit untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan personalia. Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat yang sangat penting untuk verifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.

·         Audit pada siklus penggajian dan personalia terdapat beberapa yang mengalami salah saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan pada total beban karena keryawan kemungkinan mengajuka keluhan jika dibayar terlalu rendah, semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit, transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah Negara.

·         Memahami pengendalian internal pada siklus penggajian dan personalia: terdapat beberapa hal yang harus dikenali auditor yaitu pengendalian internal di setiap perusahaan bervariasi, penggendalian yang akan digunakan auditor untuk mengurangi penilaian risiko harus diuji dengan pengujian pengendalian, jika klien merupakan perusahaan publik tingkat pemahaman pengendalia dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan, pengujian pengendalian dan substantif atas transaksi jika memungkinkan dapat digabungkan dengan menggunakan audit format kinerja.

·         Menilai risiko pengendalian: terdapat pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian yaitu: pemisahan tugas yang memadai (untuk mencegak kecurangan, penggajian berlebihan dan penggajian kepada karyawan fiktif), otortisasi yang tepat (perlu dilakukan oleh departemen sumber daya manusia terkait tenaga kerja dan penggajian), dokumen dan catatan yang memadai, pengendalian fisik terhadap aset dan catatan (terkait akses terhadap cek gaji yang harus diperhatikan dan dibatasi), pengecekan yang independen atas kinerja (perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen)

·         Luas pengujian pengendalian: formulir dan pembayaran pajak penggajian merupakan hal yang penting, baik karena jumlahnya material maupun kewajiban potensial akibat lalai menyerahkan dapat menjadi berat: penyiapan formulir pajak penggajian (auditor harus mereview pengisian, rekonsiliasi yang terinci atas informasi pada formulir pajak dan catatan yang diperlukan untuk jika auditor yakin bahwa SPT pajak disiapkan tidak tepat), pembayaran pemotongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tetap waktu: (auditor harus menguji bahwa klien telah memenuhi kewajiban hukumnya, auditor harus mennetuka persyaratan klien sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk menentukan klien telah melakukan pembayaran dengan jumlah yang benar secara tepat waktu)

·         Merancang pengujian pengendalian dan substantif atas transaksi untuk memenuhi tujuana audit terkait transaksi pada siklus penggajian dan personalian: auditor sering memeperluas prosedur audit jika akun memiliki pengaruh signifikan atau menduga kemungkinan kecurangan yang cukup material. Maka terdapat hal yang perlu diperhatikan: hubungan antara penggajian dan penilaian persediaan (jika tenaga kerja merupakan bagian yang material dari penialian persediaan, auditor harus menekankan pada pengujian pengendalian internal terhadapa klasifikasi transaksi yang tepat, pengujia atas karyawan yang tidak ada (untuk mendeteksi penggelapan auditor dapat membandingkan untuk mengetahui tanda tanga yang diotorisasi dan kelayakan endorsement, untuk menguji karyawan fiktif auditor dapat menelusuri transaksi dalam jurnal penggajian ke departemen SDM, meminta pembayaran gaji kejutan kepada karyawan walupun sangat mahal namun mungkin merupakan satu-satunya cara mendeteksi penggelapan uang), pengujian atas kecurangan waktu (merekonsiliasi total jam yang dibayarkan menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja independen).

D.    METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO

·      (Tahap I) Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi penggajian: risiko bisnis klien mungkin terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks mencakup bonus, rencana opsi saham, serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya. Auditor harus memahami keumungkinan terjadinya peristiwa tersebut dan menentukan pengaruh potensialnya terhadap laporan keuangan, termasuk pengungkapan catatan kaki.

·      (Tahap II) Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan risiko inhern: auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham, yang dapat meningkatkan risiko inhern yang berhubungan dengan akuntansi dan pengungkapan kesepakatan tersebut.

·      (Tahap I dan II) Menilai risiko pengendalian dan melaksanakan pengujian yang terkait: dalam menilai risiko pengendalain ini terkait pada hasil dari pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan

·      (Tahap III) Merancang dan melaksankan prosedur analitis untuk siklus penggajian dan personalia: membandingkan saldo akun beban, tenaga kerja langsung sebagai persentase penjualan, beban pajak penggajian, akun pajak penggajian akrual dari tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya untuk menentukan kemungkinan salah saji serta mengidentifikasi bidang-bidang yang memerlukan investigasi tambahan.

·      (Tahap III) Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian saldo untuk akun-akun siklus penggajian dan personalia: jika pengendalian internal klien beroperasi efektif mana pengujian rincian saldo terkait siklus ini tidak akan menghabiskan banyak waktu. Dua tujuan audit berkait saldo utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah akrual dalam neraca telah dsajikan dalam jumlah yang benar (keakuratan), transaksi dicatat pada periode yang tepat (pisah batas), kedua tujuan tersebut untuk memastikan tidak terdapat kurang saji atau akrul yang dihilangkan.

1.      Pengujian atas rincian saldo akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian daan personalia:

a.       Jumlah potongan dari gaji karyawan (membandingkan saldo dari pos-pos yang dipotong dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian dan pengeluaran kas. Jika pengendalian internal sudah beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat diuji bersamaan dengan prosedur tersebut).

b.      Gaji dan upah akrual: auditor perlu menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah, kemudian prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien.

c.       Komisi akrual: dalam verifikasi komisi akrual auditor perlu menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya, auditor harus membandingkan metode yang digunakan dengan tahun sebelumnya untuk tujuan konsistensi.

d.      Bonus akrual: total bonus akhr tahun biasanya memiliki jumlah yang besar, kelalaian pencatatan dapat membuat salah saji yang material, verifikasi atas bonus akrual tercatat biasanya dicapai dengan membandingkan jumlah yang diotorisasi pada hasil rapat dewan direksi.

e.       Pembayaran cuti liburan, sakit atau tunjangan akrual lainnya: kebijakan perusahaan harus sesuai dengan peraturan yang ada (SFAS 43) terkait absen yang diberi kompensasi.

f.       Pajak penggajian Akrual: auditor dapat memeriksa formulir pajak untuk menentukan jumlah yang harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.

2.      Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban:

Auditor pada umumnya hanya memerlukan pengujian yang relative sedikit terkait akun pada laba rugi khususnya beban penggajian dan personalia karena sebagai telah dibahas pada akun kewajiban yang memiliki keterkaitan. Pengujian tambahan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang signifikan, kelemahan pengendalian internal, salah saji signifikan atau varians utama yang belum ada pada prosedur analitis, hal tersebut antara lain:

a.       Kompensasi pejabat: pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari hasil rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang berhubungan.

b.      Komisi: beban komisi dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut.

c.       Beban pajak penghasilan: auditor dapat melakuakn mengujian mula-mula dengan merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun, ketika diperlukan pengujian lebih lanjut biasanya dilakukan bersamaan dengan pengujian akrual pajak penggajian.

d.      Total penggajian: auditor dapat melakukan pengujian dengan merekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2, dengan tujuan untuk menentukan transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat di jurnal penggajian.

e.       Tenaga kerja kontrak: auditor dapat menguji biaya yang dibayarkan ke organisasi luar dengan membandingkan jumlah degan kesepakatan kontak yang ditandatangani antara peusahaan dan perusahaan jasa luar.

·      Tujuan Penyajian dan Pengungkapan: beberapa transaksi yang kompleks terkait siklus penggajian dan personalia (opsi saham dan rencana kompensasi eksekutif lainnya) memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.

Referensi :

Arens, Alvin A. Elder, Randal J. Beasley. Mark S. Auditing and Assurance Services; An Integrated Approach, Edisi 15, Pearson Education Limited 2014.